Manajemen Data dan Analitik untuk Perusahaan – Teknologi terus berkembang di semua bidang, termasuk dalam manajemen Sumber Daya Manusia di perusahaan. Kebutuhan akan data dan informasi untuk pengambilan keputusan, seperti penambahan organisasi atau posisi baru, perekrutan karyawan baru, atau kapan pengurangan atau mutasi karyawan diperlukan untuk alasan tertentu dan kebutuhan. Semua memerlukan data yang diolah menjadi panduan bagi manajemen untuk membuat kesimpulan dan mengambil keputusan yang signifikan.
Manajemen data adalah proses pengumpulan, penyimpanan, pengorganisasian/strukturisasi, dan pemeliharaan data yang dibuat dan diolah oleh sebuah perusahaan. Manajemen data yang efisien merupakan bagian penting dari implementasi sistem TI yang menjalankan aplikasi bisnis dan menyediakan informasi analitik untuk mendukung pengambilan keputusan operasional dan perencanaan strategis oleh para eksekutif perusahaan, manajer bisnis, dan pengguna akhir lainnya.
Proses manajemen data melibatkan kombinasi fungsi yang bertujuan bersama untuk memastikan bahwa data dalam sistem perusahaan akurat, tersedia, dan dapat diakses. Sebagian besar pekerjaan yang diperlukan dilakukan oleh tim TI dan manajemen data, tetapi pengguna bisnis / HRD biasanya terlibat dalam sebagian proses tersebut untuk memastikan bahwa data memenuhi kebutuhan mereka dan untuk melibatkan mereka dalam kebijakan yang mengatur penggunaan data.
Pentingnya Manajemen Data
Kebutuhan untuk mengelola data semakin diakui sebagai aset perusahaan yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis yang lebih informasional, meningkatkan kampanye pemasaran, mengoptimalkan operasi bisnis, dan mengurangi biaya, semuanya dengan tujuan meningkatkan pendapatan dan keuntungan. Namun, kurangnya manajemen data yang tepat dapat menyebabkan organisasi terjebak dengan data yang tidak sesuai, kumpulan data yang tidak konsisten, dan masalah kualitas data atau bahkan menghasilkan temuan yang salah.
Basis data adalah platform paling umum digunakan untuk menyimpan data perusahaan. Mereka berisi kumpulan data yang diorganisir agar dapat diakses, diperbarui, dan dikelola. Mereka digunakan dalam sistem pemrosesan transaksi yang menciptakan data operasional, seperti catatan pelanggan dan pesanan penjualan, serta dalam sistem sumber daya manusia/perangkat lunak penggajian di perusahaan.
Model Data
Dari data yang diperoleh dan dikumpulkan, data tersebut dapat diolah menjadi informasi. Dalam hal ini, informasi bisa berupa laporan atau bentuk visualisasi seperti dashboard data. Model data yang sesuai dengan kebutuhan akan membuatnya lebih mudah bagi pengumpul data / pengguna (user) atau pengambil keputusan (misalnya manajerial).
Sebagai contoh, dalam data HR perusahaan, manajemen harus membandingkan data jam kerja lembur dalam periode tertentu untuk divisi-divisi tertentu, sehingga dapat mempertimbangkan biaya tertentu yang diminta oleh pemilik perusahaan. Atau contoh lain seperti berapa banyak karyawan yang dibutuhkan dalam cabang atau posisi tertentu. Tentu saja, ini akan sangat penting untuk perusahaan yang memiliki banyak cabang / lokasi yang berbeda.
Sigma HRIS menyediakan solusi data dan aplikasi terintegrasi untuk Perusahaan dalam satu basis data, mulai dari rekrutmen karyawan, struktur organisasi, absensi karyawan, penggajian, Layanan Mandiri untuk karyawan, aplikasi mobile, Manajemen kinerja, Pembelajaran dan pengembangan, Perjalanan bisnis, dan lainnya.
Dalam hal ini, dengan data yang terintegrasi, pengguna dapat dengan mudah mengumpulkan dan memproses data menjadi informasi yang mereka butuhkan. Verifikasi dapat dilakukan melalui detail setiap modul yang diperlukan. Misalnya, dengan Layanan Mandiri Karyawan Sigma HRIS dan Mobile Sigma HRIS, penggunaan persetujuan dalam alur transaksi dapat digunakan. Sehingga karyawan terhubung dengan atasan mereka atau administrator HRD dalam melakukan transaksi perusahaan tertentu.
Selain itu, data dari Sigma HRIS dapat digunakan sebagai pengingat transaksi seperti kontrak karyawan yang kedaluwarsa, dokumen tertentu yang kedaluwarsa, dan banyak lagi. Hal ini kadang-kadang terlupakan saat masih menggunakan sistem manual atau sistem yang tidak terintegrasi.
Berikut adalah beberapa saran untuk mengelola alat atau perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola data:
• Jadikan pengumpulan data dan analisis informasi sebagai bagian penting dari pengambilan keputusan korporat.
• Pastikan perangkat lunak manajemen data atau HR / perangkat lunak penggajian yang digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan masalah yang dihadapi atau sebagai dasar untuk mengembangkan perusahaan ke tahap berikutnya.
• Mudah dioperasikan oleh pengguna dan tingkat kecepatan tanggapan yang memadai agar data dan transaksi relevan dengan waktu yang diperlukan.
• Laporkan hasil / output sesuai dengan perhitungan angka dan, tentu saja, sesuai dengan peraturan / aturan pemerintah yang berlaku.
Terkait operasi dan penyimpanan data perusahaan, saat ini terdapat 2 jenis yaitu On Premise dan Cloud.
On Premise adalah metode sistem di mana basis data dan aplikasi diinstal di setiap perusahaan. Pengaturan jaringan dan keamanan dapat disesuaikan sesuai dengan kebutuhan dan aturan perusahaan. Sama seperti setiap pengguna yang dapat mengakses data dan aplikasi. Sementara tipe cloud, biasanya mengacu pada penyimpanan data dan instalasi lain yang dilakukan di server terpisah, sehingga pengguna / perusahaan hanya perlu mengakses data dan laporan tanpa perlu khawatir tentang bagaimana menjaga dan menginstal perangkat lunak yang diperlukan.
Semuanya kembali pada kebutuhan dan keinginan masing-masing perusahaan. Dalam hal ini, Kanz Informatics Software Payroll Indonesia menyediakan berbagai layanan baik On Premise, seperti Software Payroll Indonesia Sigma HRIS atau Software Payroll Cloud Indonesia, seperti Forte HRIS